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条码与网络技术在电视设备资产管理的应用
 
慧聪网   2006年1月12日11时33分   信息来源:现代电视技术    

    作者:江西电视台 韩小洪 陈雯菁
 
    近年来,由于江西电视台电视事业的快速发展及机构改革两台合并后资产重组整合,再加上广播电视技术数字化步伐的加快,使江西电视台的设备固定资产快速增长,给固定资产管理部门如何管理好这些庞大的设备资产带来了巨大的压力。此前江西电视台固定资产管理工作流程中许多环节仍系手工操作,计算机管理只限于单机统计管理,使得设备从合同签订、购置、入库、转账、出库、建账、报废等一系列的管理工作缺乏连贯性,造成了固定资产统计工作不够准确,资产核查耗时耗力。如何创新管理手段,使固定资产管理规范有序,提高设备的利用使用率,降低运行成本,提高技术保障服务水平的课题摆在了我们面前。在总结多年的工作实践,将所遇到的问题经详细分析研究后,采用条码与计算机网络技术开发新的固定资产管理系统。

    一 系统的设计理念

    固定资产管理的难点包括以下几点:

    * 设备固定资产管理是管理中的一个重要组成部分,电视设备具有价值高、类别多、更新换代快、使用地点分散、流动性大等特殊性,使得管理和清查工作需要大量的人力和物力。如专业设备需要专门设备编码,且手续繁琐、工作量大、时间长、易出差错。特别是许多设备安装调试后被固定在机架上,惟一识别设备的机号被机架挡住或在设备底部,不可能把设备从机架上拆出来查看,这给设备的核查工作带来了很大的困难。还有一些成批购进的设备没有惟一可识别的机号,盘点时就很难查出固定资产账上所对应的是哪台设备。

    * 固定资产管理从设备申购、审批、招标、合同签订、购置、入库、转账、出库到设备调拨、报废等一系列工作流程,由不同岗位的工作人员负责,以前的单机管理同一时间只能一个人操作,有的功能较单一,相互之间没有必然的连锁关系,使有些环节难免出错。要使管理的每个环节都摆脱手工操作而不出错,只有创新管理手段,对计算机进行网络管理。

    * 全台设备一直没有统一的标识。

    针对这种情况,我们提出了相关的策略:

    * 在充分研究分析电视行业特点及固定资产管理的业务需求的基础上,把条形码技术引入固定资产管理系统,系统对每一件固定资产编制条形码,摒弃以前管理各种各样、大小不一实物为特点的旧管理模式,删繁为简,直接对大小规范的条形码进行管理为特点的新管理模式,是固定资产管理系统应用的基础。没有信息的收集,就谈不上管理。针对固定资产管理中经常出现的实物与固定资产账目不符的情况,运用条码技术解决问题,能使管理有条不紊、账物相符。而且通过带扫描功能的手持数据终端对贴有条形码的固定资产进行清查数据,大大提高清查效率,同时也增加了固定资产的形态方面的管理,有效解决固定资产管理的难题,使资产管理人员更轻松、更有效地管理固定资产。

    * 网络化泛指信息、通信、计算机等技术的集成和各区域、专业网络的互联,是共享信息传播渠道走向现代化的必由之路,也是信息资源共享形态从低级水平向高级水平演变的关键。系统基于一个计算机网络,将各子系统集成在一个平台上,并通过内部局域网形成信息资源共享。数据可以在服务器和工作站上作两级保存。这样整个系统的可靠性、数据的完整性、安全性就可以得到保证。同时系统的扩展性好,若台内以后再上其他系统就可以直接连网,只需增加站点即可。系统以统一的用户界面提供给用户,通过访问权限控制,可以分类浏览、检索各种信息和访问各个子系统。方便快捷地与其他人通信和协同工作。而且也便于台内各级领导及时、准确地掌握全台及各部门的各种情况。用网络版的管理系统,使得相互的关系更为紧密,提高了管理的准确性。管理系统要满足各岗位人员同时访问固定资产数据库,又不互相影响的需要,这就需要对数据库资源进行共享。只要把固定资产管理部门内部负责各个岗位工作人员使用的计算机进行联网,固定资产数据存放在数据服务器上,在网络上实现资源共享,就可以满足多个用户同时访问、修改数据库的要求,网络的必然条件关系又杜绝了错误的发生,这样可以大大提高工作效率。

    * 用条码管理不仅方便了设备的规模管理,更重要的是它使得全台设备有了一个统一的标识。

    二 系统的特点

    在计算机更新换代迅速发展的同时,它的周边设备也越来越多、越来越智能,新的管理系统添置了不少周边设备,和新的软件系统一起配合得相得益彰,使整个系统更加完美,更具特色。

    1. 资产管理更规范

    条形码技术不仅使得固定资产的管理变得轻松和简单,避免了手工操作和记录带来的数据错误,使每一件设备有了惟一的标识,解决了设备实物与账面会出现不符的状况。我们使用美国斑马TLP 2844型专用条码打印机打印条码,它的特点是可以打印PET、PVC等薄膜类特殊介质,因此可以选用防水、防油污、防撕裂的PET标签纸,保证固定资产标签长期保存和清晰。将带有条码信息的标签粘贴在固定资产上,可以用于各种资产管理操作,使资产管理起来更规范。

    2. 提高清查、盘点设备效率

    引入条码的同时,配合PDA设备还有效解决了固定资产数据分散采集清查的瓶颈难题。粘贴有条码信息标签的固定资产分布在江西电视台各个部门和场所,进行固定资产的跟踪和盘点必须到每个现场进行数据的采集和校对。因为设备数量多,其中有的设备出厂无号,有的设备号因时间长而看不清,给设备清查、管理带来了一定的困难。为了解决这个问题,我们采用了Casio IT500型带有扫描功能的手持数据终端,该设备内置独特的激光模组设计,能够扫描标准的条码;内置IEEE802.1b无线通讯模块;真彩色TFT大屏幕显示支持触摸屏 USB通讯接口,数据传输更方便可靠。扫描分辨率0.127mm,扫描速率100次/秒,扫描距离: 40mm~300mm(一维码) 通讯及接口。

    它装有Windows CE操作系统,体积小巧,方便随身携带,在清查或盘点设备前可以从数据服务器上下载最新的固定资产数据,在任何场所用手持数据终端扫过该条码标识后,即对该条码进行解读,在显示屏上显示出该设备的详细资料,准确地完成对该实物的盘点工作,从根本上杜绝了以往难以避免的错盘、漏盘、重盘现象,将固定资产管理系统的功能最大化地发挥出来。

    3. 加强身份认证 规范设备领用

    为了确保设备是由部门、频道指定的人员领用,我们为每个部门、频道发放一张IC卡,采用深圳明华奥汉电子设备有限公司生产的M&W RF-25LT型读卡机对IC卡进行识别。在发卡前通过读卡机把部门、频道信息存入IC卡中,设备领用人员凭此卡领用设备,器材科仓库保管人员通过刷卡便可以得知该卡所属的部门及该部门拥有的所有固定资产信息,核对领用部门无误后再将设备发放给该领用人,避免了领用混乱的局面,加强了部门的身份认证,规范了设备领用。

    4. 加强管理设备的主动性

    虽然各频道、部室都有自己专门的设备管理人员,但没有自己的设备账目,再加上栏目的时常变化,而设备的使用期相对要长及设备管理人员更换等原因,往往设备管理人员并不清楚自己负责管理的所有设备,可能在设备转移部门或遗失一段时间后,设备保管人员还不知情,造成了管理设备的被动。在新的管理系统中为每个频道、部室准备了一本设备领用本,每次领用设备的同时生成该次领用设备的明细账(包括设备名称、型号、机号、条形码、领用日期等),通过平推打印机(我们采用的是EPSON LQ-680K平推针式打印机,由于它的进纸方式是直进直出,无需弯转,所以从一页的纸张到十几页的折、本都非常适合)打印在设备领用本上,该领用本相当于各部门所有的设备详细的账本,它由频道、部门设备管理人员保存,这样管理员对自己所负责管理的设备能做到心里有数,也增强了管理人员对设备管理的责任感和主动性。

 
 
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